Emprender un negocio sin un buen conocimiento de los problemas a los que se va a enfrentar el futuro empresario, supone un riesgo adicional que debe evitarse. En la lista de errores, suelen darse los siguientes:
1. Comúnmente, las pequeñas y medianas empresas se enfrentan a problemas de control de inventarios, es decir, la falta de una correcta planificación en las compras, lleva a “sobre inventariar” almacenes, incurriendo en costos adicionales de almacenaje.
2. Normalmente se carece una adecuada administración de cuentas por cobrar, es común que no se tenga conocimiento exacto de la cartera vencida y los montos de la deuda de sus clientes.
3. La falta de una organización interna. Por lo regular existe una escasa supervisión de estándares de desempeño interno.
4. Carencia de conocimiento del mercado, el desconocimiento de la competencia que les impiden la aplicación de técnicas mercadológicas que permitan dar a conocer su producto y tener información sobre los clientes.
5. Por lo regular no cuentan con herramientas que permitan planificar correctamente su producción, se requiere de un sistema que les permita medir y controlar la calidad, se presentan constantes diferencias en existencias y normalmente no se tiene la capacidad de surtir pedidos grandes o especiales, se presenta una mala distribución del trabajo, lo que se convierte en un deficiente nivel en productividad y en altos costos de operación.
6. Contabilidad y las finanzas de la empresa, ya que comúnmente son escasos los registros contables, hay costos mal determinados y listas de precios que no cubren los costos totales. La falta de estados financieros reales y no contar con información oportuna para la toma de decisiones.
7. Innovación tecnológica escasa o inexistente. Pocos sistemas pensados específicamente para las pymes y de estos la mayoría no cuentan con una buena capacidad de adaptación, lo que provoca que no puedan desarrollar todo su potencial.
8. Falta de fuentes de financiación puesto que pocas instituciones otorgan líneas de crédito a sus clientes y normalmente se exigen garantías o avales que ponen en riesgo la operación misma del empresa sujeta de crédito.
Sin embargo, la parte financiera es, quizás, la más a tener en cuenta. De aquí, se desprenden varios errores que es preciso mencionar. Son los que se exponen a continuación:
1. Ausencia de una cultura empresarial. La mayoría de las pymes pocas veces se plantean cuál es su misión, visión y valores. Son empresas que no se cuestionan por qué existen como organización, cuál es su propósito, sus valores, cómo piensan llegar a sus consumidores, sino que se limitan a operar sobre bases empíricas. El no plantearse lo anterior envía mensajes confusos a clientes, proveedores y empleados sobre quiénes son como empresa y hacia dónde se dirigen.
2. Falta de análisis estratégico. Muchas pymes inician actividades en el mercado con lo que creen que necesitan y no con lo que requieren en realidad. Ignoran oportunidades que pueden aprovechar y pasan por alto aspectos que pueden acabar con ellos como, mayor competencia, productos innovadores, escasez de mano de obra calificada o dificultades para hacerse de materias primas.
3. Falta de competencia del personal. Son muchas las empresas que fracasan debido a la incompetencia del dueño para llevar las riendas de un negocio. Por ello, es recomendable capacitarse, conocer a fondo el producto, estar siempre al pendiente de los clientes y mantenerse alerta a los cambios del mercado. Sólo así se podrá sobresalir en un entorno de negocios.
4. Creerse que se puede con todo, ya que resta a la empresa la oportunidad de crecer a partir de una falta o ausencia de pensamiento estratégico de su dueño o director general. Lo ideal es que en la primera oportunidad se contrate al personal necesario para contabilidad, producción, ventas, recepción, logística, etcétera, lo que le ayudará a enfocar energías a detectar oportunidades para el negocio y aprovecharlas en su momento.
5. Mala previsión financiera. Al no determinar con anticipación los fondos necesarios para poner en marcha la empresa y cómo van a obtener el capital, los empresarios caen en la trampa de la mala planificación financiera. Es muy importante definir previamente la estructura financiera de la empresa y hacer una previsión de su rentabilidad a mediano plazo.
6. Comenzar endeudados. Es importante tener en cuenta que el crédito no siempre es la única solución. Es importante definir cuál es el objetivo principal de la empresa, para ver si en verdad se necesita crédito para alcanzarlo. Es necesario realizar y con disciplina dar seguimiento al presupuesto que se realice.
7. Centralizar el poder en las empresas familiares. Se estima que por cada seis empresas que se crean en primera generación, solo una llegará a la tercera generación, es decir que difícilmente una empresa creada ahora, va a ser administrada al paso del tiempo por los nietos. Es aconsejable tomar en cuenta conflictos relacionados con la autoridad, el manejo de los recursos, los planes de compensación, el valor del trabajo y la sucesión que, sumados a cuestiones emocionales, hacen que la empresa familiar que no se administra adecuadamente pueda convertirse en un problema.
8. Ausencia de controles. Las medidas de control suelen ser subestimadas cuando se trata de empresas propias. Sin embargo, hay que tener control de gastos, de ventas, de inventarios, de producción, etcétera, así como tener al día los manuales de operación y toda la documentación de la empresa en regla. Esto, además de constituir una empresa más seria y responsable, servirá como una gran herramienta para regresar sobre los pasos y rectificar errores.
9. Falta de planificación. Con frecuencia las pymes no contemplan el tema de la planeación. Van solucionando las cosas según se presentan sin comprender que esta forma de trabajar limita por mucho el crecimiento de la empresa. Las actividades de planeación indican qué se desea lograr en la empresa y cómo se plantea alcanzarlo. Para ello, se deben plantear cuestiones no solo para el corto plazo, sino también para el medio y el largo plazo.